Comment organiser un déménagement d’entreprise sans (trop) stresser

Posté par AFCB - 11 mai 2010

Oxbow Coal fait du négoce international de combustibles fossiles. Il y a quelques mois, l’antenne française de cette multinationale américaine décide de déménager pour se rapprocher de Paris. Destination Courbevoie pour un aménagement en douceur dans un beau local professionnel de 385 m2. Grand, mais vide ! Au cours d’un petit interview express, Yann Pellan, en charge de l’épineux dossier déménagement chez Oxbow Coal, m’a expliqué pourquoi il avait décidé de faire appel à AFCB. Une épopée illustrée par quelques images de l’aménagement.

Bonjour Yann. Comment vous êtes vous retrouvé responsable du déménagement de votre entreprise ?
Nos bureaux étaient basés au Pecq (78), et nous avons eu la volonté de nous rapprocher de Paris. Je suis négociant de profession. Notre équipe en France compte 10 personnes bien occupées. Aucune évidemment n’est experte en déménagement. C’est moi qui me suis saisi du dossier… Un sacré boulot !

Quel type de local avez-vous loué ?
Nous avons trouvé des bureaux un peu plus grands que les anciens, à Courbevoie : un local propre et exploitable immédiatement, mais complètement vide. Un simple plateau de 385m2.

Pourquoi avez-vous fait appel à AFCB ?
J’avais passé du temps à trouver un nouveau local, je ne voulais pas m’occuper de l’agencement. Nous avions besoin d’agencer des bureaux fermés et des salles de réunion, d’archive et d’informatique. Et pour moderniser le tout nous voulions aussi changer de mobilier, mais en conservant certains meubles sur mesure de nos anciens locaux. J’ai donc fait un appel d’offre auprès de 3 sociétés pour la prise en charge de l’aménagement complet de notre plateau. Nous avons choisi AFCB pour ses prix compétitifs, mais aussi beaucoup pour son approche conseil et service. L’aménagement ce n’est vraiment pas mon métier. En tant que responsable de ce dossier j’avais besoin, en plus de l’approche commerciale, d’un vrai service et d’être rassuré sur les aspects techniques.

Comment s’est déroulée la phase d’aménagement ?
Très simplement, et assez rapidement puisque tout a été bouclé en moins de 3 mois. AFCB m’a proposé des plans que j’ai pu modifier au fur et à mesure, jusqu’au dernier moment pour adapter le projet. Résultat : d’un plateau vide nous avons fait 1 open space, 3 bureaux fermés, 1 salle de réunion, 1 local archive et 1 local informatique, et 1 cuisine. Côté mobilier AFCB a réutilisé et masqué des armoires utiles mais peu esthétiques que nous devions amortir, et nous avons investi dans du mobilier magnifique de design Italien que nous avons acheté directement à AFCB, en impliquant toute l’équipe pour le choisir car les besoins ergonomiques et organisationnels de chacun d’entre nous sont la plupart du temps bien différents. C’est le type d’occasion permettant de tout remettre a plat, afin que tout le monde se sente bien a son poste de travail.

Au final, pas trop stressant ce déménagement ?
Le temps à y consacrer est énorme. C’est un travail un peu fou pour lequel il faut vraiment penser à tout. La partie aménagement est finalement celle qui m’a le moins préoccupé et qui a été la plus rapide : tout a été discuté en détail en amont avec AFCB et j’ai pu déléguer cette responsabilité en toute confiance. En revanche, mes rapports avec EDF et notre fournisseur en téléphonie m’ont fait perdre un temps précieux ! A quelques jours d’emménager, nous n’attendions plus que l’électricité ! Au final, je suis plutôt satisfait d’être dans les clous questions planning et budget !

Merci beaucoup Yann ! A suivre, les photos des bureaux après installation de l’équipe France Oxbow Coal…

L’accompagnement en visite de locaux professionnels, un service gracieux sur demande

Posté par AFCB - 12 février 2010

Pour nous notre métier est une évidence : « AFCB aménagement », quoi de plus simple ? Mais l’on se rend souvent compte qu’il n’est pas si facile à comprendre pour les autres. Nous avons donc décidé de partager ici le concret de notre activité. Pour ça, nous allons régulièrement mettre en lumière sur ce blog une des facettes du travail d’AFCB.

Aujourd’hui, zoom sur un service que nous offrons gracieusement sur demande : l’accompagnement en visite de locaux. Que vous cherchiez à louer ou acheter, notre expertise des travaux à effectuer et de la faisabilité de votre projet est un véritable atout : face au vendeur ou bailleur, la maîtrise des coûts annexes est un argument de poids pour négocier à la baisse le tarif que l’on vous propose ou négocier des mensualités gratuites auprès du loueur. Le bénéfice est clair et concret : il s’agit de faire des économies ! Entretien avec Frédéric Tijou, responsable projets chez AFCB.

Bonjour Frédéric, pouvez-vous me décrire votre fonction en quelques mots ?

Je suis responsable projet. Concrètement, j’accompagne nos clients de la naissance de leur projet à la remise des clés en fin de chantier. Comme les autres responsables projets chez AFCB, j’ai un rôle de conseil important, tout particulièrement pendant la préparation du projet. A la base de tout mon travail il y a l’écoute du client. C’est l’attention portée aux besoins et contraintes du client qui me permet de suggérer des solutions novatrices et de proposer un projet pertinent clé en main, dans le budget imparti. Pour être le plus explicite possible, je résume mon métier en 6 points :

1- Ecoute du client et définition de son besoin

2- Remise d’un projet correspondant aux besoins exprimés, ainsi que de nouvelles idées

3- Choix et orchestration des corps de métiers à faire intervenir

4- Etablissement d’un devis détaillé par lot, d’un schéma d’implantation s’il y a lieu, et d’un planning détaillé par lot

5- Pilotage de la réalisation des travaux : réunion hebdomadaire de suivi chantier avec le client

6-Réception du chantier et remise des clés au client

Passons au zoom du jour, l’accompagnement en visite de locaux professionnels. En quoi est-ce que cela consiste ?

Lorsque AFCB est sollicité pour un devis, nous accompagnons systématiquement le porteur de projet pour la visite des locaux concernés. A ses côtés nous faisons le tour des besoins et mettons son souhait en perspective pour vérifier d’abord sa faisabilité et son adéquation avec les locaux envisagés : il est arrivé que, pendant une visite, on se rende compte que le nombre de postes de travail nécessaires à un client ne pouvait pas rentrer dans le local. Pour cette raison nous encourageons les entreprises à nous contacter avant de louer ou acheter, et surtout avant d’emménager !

Nous faisons aussi le point sur tous les détails susceptibles de faciliter ou alourdir le déroulement des travaux, et donc impacter le budget : les revêtements existants, l’état des murs, les accès, les hauteurs de plafond… Autre point d’importance : l’électricité, pour laquelle nous vérifions que l’installation est aux normes. Suite à cette visite, nous remettons un dossier au porteur de projet, qui contient nos recommandations et un devis.

Avez-vous des exemples concrets à partager ?

Oui ! Chaque visite s’avère essentielle. Ce matin par exemple j’ai accompagné une cliente sur une visite de hall d’immeuble de bureaux. La cliente pensait enlever le revêtement mural en place pour le remplacer par un autre du même type. Compte-tenu de l’utilisation des locaux et du budget de cette cliente, je lui ai conseillé d’opter pour la peinture, plus économique et adaptée à son projet. Finalement c’est la solution qu’elle a retenu.

Autre exemple récent, un projet de reconversion d’une boutique au rez-de-chaussée en bureau. Lors de la visite avec le porteur de projet, j’ai identifié plusieurs éléments déficients que la personne a pu utiliser pour négocier : un rideau métallique à télécommande non conforme aux normes de sécurité en vigueur, l’absence de VMC (obligatoire aujourd’hui), et une porte d’accès simple à l’endroit là où une porte anti-effraction était nécessaire. Grâce à l’évaluation financière de la remise à niveau de ces trois éléments, le porteur de projet a, très concrètement, acheté à un meilleur prix.

S’agit-il d’une offre gratuite à 100%, sans obligation d’achat ?

Oui absolument. Bien sûr le but de cette première visite pour nous est de concrétiser ce devis, nous ne le cachons pas à nos interlocuteurs. Mais c’est avant tout un service à forte valeur ajoutée pour les porteurs de projet qui nous sollicitent.

Merci beaucoup Frédéric Tijou !

Entreprises, pour bénéficier de notre accompagnement pendant la visite de vos futurs bureaux, contactez-nous et présentez-nous votre projet.

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